Jak udostępniać pliki uczniom poprzez darmowe narzędzia Google i Office

Dzielenie się plikami jest obecnie podstawową formą przekazywania wiedzy. Udostępnianie jest bardziej praktyczne niż wysyłanie plików mailem czy e-dziennikiem, ponieważ pomaga zachować spójność, porządek, określać poziomy dostępu i jest bezpieczniejsze dla ucznia i nauczyciela.

Historia o rękawiczce i pedagogicznej karmie

Pewien człowiek wybrał się w podróż. Tak bardzo spieszył się na pociąg, że nie zauważył przy wyciąganiu portfela z kieszeni, że jego rękawiczka wypadła na peron. Zorientował się dopiero gdy zajął miejsce w pociągu. Było już za późno na powrót. Pociąg właśnie ruszył. Przed oczyma podróżnego powoli zaczęła się przesuwać platforma peronu, po chwili zobaczył za oknem swoją rękawiczkę. Czy mógł jeszcze cokolwiek zrobić w tej sytuacji? Wydaje się, że nic. On jednak błyskawicznie otworzył okno i wyrzucił drugą rękawiczkę, tę która pozostała w jego kieszeni.

Jest w tej historii bardzo dużo znaczeń i sensu. Dla nas interesująca pozostaje sama postawa tego człowieka. Jego zachowanie nie było zaplanowane. Postąpił całkowicie spontanicznie, ponieważ miał w swoim sercu życzliwe nastawienie. Skoro on stracił, nie pozostał obojętny – pozwolił, by ktoś inny znalazł dwie rękawiczki i miał z nich pożytek. Być może trochę dziwicie się, że ta historyjka znalazła się w naszym kontekście. Niech mi jednak ktoś spróbuje powiedzieć, że nie wyznacza ona pedagogicznego standardu przyjazności i życzliwości. Jeśli wierzyć w karmę, taka postawa może mieć wpływ na rodziny uczniów, kondycję społeczności szkolnej w tych trudnych czasach i z pewnością na samych nauczycieli.

Warto zastanowić się nad przekazaniem uczniom czegoś innego, pewnej nieuchwytnej wartości dodanej, wynikającej z porządku, pewności poruszania się w świecie technologii i cyfrowego profesjonalizmu. To właśnie z tego powodu, warto zyskać umiejętności, które zostaną tu przedstawione!

Koncept udostępniania plików

Choć bardzo trudno znaleźć odpowiednie porównanie, ponieważ pliki to materiał cyfrowy i może być zwielokrotniony, to wydaje mi się, że można pomyśleć o dwóch sytuacjach. Pierwsza z nich to przesyłanie książki uczniom za pomocą poczty. Druga to skierowanie ich do biblioteki, aby skorzystali ze zbiorów. Nawet w tym dość karkołomnym przykładzie jak na dłoni widać, że dużo lepszym pomysłem dla nauczyciela i ucznia jest skorzystanie z miejsca, pełniącego rolę pośredniczącą. W świecie cyfrowym posługujemy się dyskami online. Są to miejsca, w których gromadzimy pliki, tak aby nie znajdowały się fizycznie na dysku komputerowym, ale były przechowywane w chmurze. Dzięki takiemu rozwiązaniu w bardzo łatwy sposób możemy udostępniać pliki, zamiast je wysyłać.

Jakie przewagi cechuje taki sposób zarządzania plikami?

  • Pliki są bezpieczniejsze, nie grozi im awaria prywatnego komputera
  • Dokumenty można zabezpieczyć przed modyfikacją
  • Można pozwolić na komentowanie
  • Z tego samego pliku może korzystać wielu uczniów
  • Nauczyciel może w każdej chwili zmodyfikować pliki
  • Uczniowie mogą na bieżąco zapoznawać się z komentarzami nauczyciela
  • W dowolnej chwili można wycofać dostęp i odciąć uczniów od materiałów
  • Pliki pozostają przez cały czas pod kontrolą nauczyciela

Czy udostępnianie ma jakieś minusy w porównaniu z przesyłaniem plików?

  • Z początku może wydawać się nieco bardziej skomplikowane
  • Wymaga lepszej organizacji cyfrowego miejsca pracy
  • W początkowych etapach może być bardziej pracochłonne
  • U niedoświadczonych użytkowników może pojawić się niepewność
  • Trzeba przygotować instrukcję dla uczniów, wbrew pozorom nie wszyscy są mistrzami tabletu i monitora

Rodzaje plików przeznaczonych do udostępniania

Najbardziej istotnym priorytetem jest tutaj uniwersalność narzędzi, pozwalających na otwarcie plików. O co chodzi? Podam bardzo prosty przykład. Zastanówmy się, jaki plik powinien zostać udostępniony, gdy trzeba przesłać uczniom prezentację. Mamy do wyboru plik *.pptx czyli prezentację Office lub plik *.pdf, czyli popularny dokument PDF. Przyjrzyjmy się najpierw plikowi *.pptx. Jego udostępnienie może na nas sprowadzić lawinę problemów. Nie wszyscy uczniowie używają Office, gdy otworzą ten plik w innym programie, może on zostać zniekształcony i pozbawiony istotnych treści. Taki plik trudno czasem otworzyć w urządzeniach mobilnych. Trzeba też uwzględnić fakt, że Office jest narzędziem płatnym i do pełnego wykorzystania pliku musielibyśmy właściwie skłonić uczniów do zapłacenia firmie Microsoft. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pliku PDF. Gdy prezentacja przygotowana w Office jest gotowa, wystarczy zapisać ją jako plik PDF. Mamy wówczas gwarancję, że większość uczniów otworzy ją bez problemu. Choć uczniowie nie będą mogli w łatwy sposób modyfikować jej zawartości, będą mogli umieszczać swoje komentarze i adnotacje. Do tego prezentacja w pliku PDF u każdego będzie wyglądała dokładnie tak samo i będzie można ją otworzyć w urządzeniach mobilnych.

Taki przykład można też rozbudować o inne rodzaje i formaty plików, mam jednak nadzieję, że nie jest to potrzebne, ponieważ za wszystkim stoi jedna idea im prostszy i bardziej uniwersalny format plików, tym lepiej. Upewnijmy się, że dobrze rozumiemy problem. Do przekazania uczniom mamy tekst około 1 strony A4 bez rysunków. Jaki format wybrać najlepiej? *.docx, czyli MS word, PDF, czy zwykły plik tekstowy *.txt? W większości sytuacji najlepszym rozwiązaniem będzie wybranie pliku tekstowego. Jak go utworzyć, jeśli wyjściowy dokument jest napisany w MS Word? Wystarczy zapisać materiał jako plik TXT. 

Jak udostępniać na platformie Google?

Kluczowym miejscem jest Google Drive. To dysk w chmurze, czyli dla nas centrum udostępniania. Możemy oczywiście udostępniać z poziomu pojedynczych dokumentów, jednak najlepiej organizować tego rodzaju działania poprzez dysk. Można udostępniać pliki, foldery oraz grupy plików. Aby udostępnić pliki musimy dysponować adresem mailowym ucznia, można także wklejać listę adresów całej klasy. Tutaj powstaje pewien kłopot. Uczeń, który chce skorzystać z udostępnionych plików musi posiadać konto Google. W przeciwnym razie jesteśmy skazani na udostępnianie za pomocą linku, wówczas jednak każdy, kto dysponuje linkiem ma prawa do zaglądania w dokument. Założenie konta Google nie jest problemem. Są dwie możliwości, albo uczeń otwiera nowe konto Google wraz z nowym adresem pocztowym, albo korzysta ze swojej poczty (np. w Wirtualnej Polsce, Outlooku, Interii) i posługuje się jedynie częścią funkcjonalności konta Google bez dostępu do usługi Gmail. Takie rozwiązanie pozwala także korzystać z udostępnionych dokumentów i jest dobre, gdy uczeń nie chce mieć dodatkowego adresu pocztowego. 

 Udostępnianie jest bardzo proste! Dokładne instrukcje w postaci screencastu dostępne poniżej!

Jak udostępniać przez Office?

Właściwie wszystkie reguły są podobne, choć jest kilka zmian. Nazwa dysku to OneDrive. Nie można także zezwalać na komentowanie. Albo oddajemy dokument z prawami do edycji, albo w postaci zamkniętej, jedynie do przeglądania. Wolałbym unikać subiektywnych ocen, wydaje się jednak, że Office może się od Google jeszcze wiele nauczyć. Z perspektywy historycznej jest to dość oczywiste – pakiet Google powstawał i był pomyślany jako miejsce współpracy, Office z kolei narodził się jako pakiet pracy indywidualnej, do którego później doszywane były elementy pozwalające na kooperacje.

Tak jak w wypadku Google, wszystkie szczegółowe instrukcje znajdziecie w filmie:

Dobre praktyki udostępniania plików

Prawdę mówiąc nie jest istotne, jakiego systemu użyjecie. Oba są świetne. Ważna jest konsekwencja – używanie tylko jednego pomoże zachować porządek i przejrzystość. Jak organizować pliki w chmurze? Wszystko zależy od tego, jakie są cele. Można polecić dwa schematy.

Pliki tylko do przeglądania, bez interakcji

W tym modelu porządkujemy materiały na dysku wg tematów i poziomów lekcji. Hierarchia folderów obejmuje zatem klasy i tematy. Tak uporządkowane materiały udostępnia się do przeglądania uczniom. Warto mieć uporządkowaną listę mailową, aby posługiwać się nią przy przesyłaniu informacji o udostępnionych materiałach. Oczywiście każdorazowe ręczne wpisywanie adresów uczniów jest absurdem!

Pliki do edycji i komentowania

Tutaj mamy już zupełnie inną sytuację. Pliki mogą być edytowane lub zaopatrywane w komentarze. W tej sytuacji zależy nam na dwóch rzeczach: uczniowie nie powinni widzieć nawzajem swoich edycji (chyba, że tworzymy projekty grupowe, ale o nich za chwilę) oraz nauczyciel powinien mieć łatwy dostęp do wyników prac każdego z uczniów osobno. Aby umożliwić tego rodzaju działania, konfiguracja powinna wyglądać nieco inaczej niż w poprzednim wypadku, jest też trochę bardziej pracochłonna. Może jednak przynieść znaczne korzyści później, ponieważ praca ma charakter jednorazowy. Ustalamy hierarchię tworząc foldery klas, a w każdej klasie indywidualnej foldery, które nazywamy imieniem i nazwiskiem ucznia. Taki folder udostępniamy każdemu uczniowi osobno. Publikacja materiałów w takim systemie polega na skopiowaniu po kolei plików do folderów udostępnionym poszczególnym uczniom. Skopiowane do folderów pliki zyskują uprawnienia folderu, a zatem będą widoczne dla uczniów. W ten sposób warto udostępniać pliki do edycji i komentowania. 

Systemy łączone

Oczywiście nie ma przeszkód, aby łączyć te systemy. Indywidualne foldery dla uczniów mogą zawierać część interaktywnych materiałów, elementy z prawami jedynie do odczytu nadal można udostępniać zbiorowo. 

Co z pracą w grupach?

Można także utworzyć foldery do prac grupowych, tak aby uczniowie w danej grupie widzieli nawzajem rezultaty swojej pracy. Zasady są podobne, jak w przypadku udostępniania materiałów indywidualnym uczniom, tyle że folder udostępniamy grupie kilku uczniów. 

Jak udostępnić materiały z wykorzystaniem Google i Office w e-dzienniku, na Facebooku czy w innych miejscach?

Trzeba wiedzieć, że takie udostępnianie jest możliwe, jednak ze względów bezpieczeństwa – ryzykowne. Do każdego pliku na dysku online można utworzyć link. Każda osoba, która będzie miała ten link zyska dostęp do pliku. Uprawnienia przypisujemy do linku, a zatem można przeznaczyć plik do odczytu lub edycji. Warto pamiętać jednak, że tak udostępniony plik wymyka się całkowicie spod kontroli, wystarczy że uczniowie opublikują link lub przekażą go dalej. Warto o tym pamiętać, gdy nadajemy prawa do edycji. Wówczas może się okazać, że plik po edycji nie przypomina ani trochę oryginalnego pliku, a nauczyciel może zostać oskarżony o udostępnianie absurdalnych lub nawet niezgodnych z prawem treści. 

Michał Januszewski

Metodyk zdalnego nauczania, recenzent wniosków o przyznanie certyfikatu e-Nauczyciela w Stowarzyszeniu E-Learningu Akademickiego, absolwent studiów doktoranckich w zakresie pedagogiki oraz zarządzania projektami badawczo – rozwojowymi, autor kanału Akademia Belfra. 

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przewiń do góry